XML-Schemas für Ausschreibungen: Das Spiel mit offenen Karten

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auftrag.at, Auftraggeber, EU

Wer gefunden werden will, muss sich zuerst auch sichtbar machen. Durch die Verwendung von XML-Schemas für die EU-weite Veröffentlichung wird die Sichtbarkeit von Ausschreibungen erhöht. Damit haben Auftraggeber bessere Chancen mehr potenzielle Auftragnehmer zu erreichen und bessere Angebote zu erhalten. Daher unterstützt die eTendering-Plattform von auftrag.at die jeweils aktuelle Version vollständig.

Klare Kommunikation für Auftraggeber und Auftragnehmer

Eine klare Kommunikation der notwendigen Anforderungen erleichtert es beiden Seiten im Verfahren bis hin zum Vertragsabschluss. Das XML-Schema für die EU-weite Veröffentlichung von Ausschreibungen ist eine maschinenlesbare, hierarchische Darstellung aller Daten, die im Laufe eines Verfahrens erstellt wird, bestehend aus beispielsweise der Bezeichnung des Auftrags, der kurzen Beschreibung, Fristen etc.

Damit werden die Verfahrensdaten auf der Veröffentlichungsplattform validiert und gegen die entsprechende Formatvorlage der EU geprüft. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass die Eingaben der Auftraggeber konform mit den EU-Vorgaben sind und einer Veröffentlichung nichts mehr im Wege steht.

Einfacher gefunden werden–bessere Angebote

Somit werden Ausschreibungen schneller und vor allem einfacher gefunden. Auf Basis dieser Suchparameter können von den genutzten eTendering-Plattformen automatische Benachrichtigungen erstellt werden, die potenzielle Auftragnehmer über passende Verfahren informieren. Somit haben die Auftraggeber die Chance, viele Interessenten für ihr Verfahren zu gewinnen, um schlussendlich aus einem größeren Pool an Angeboten auswählen zu können. Auf diese Weise kann das Nützliche mit dem Verpflichtenden verknüpft werden.

Die Orientierung an diesem XML-Schema hat darüber hinaus den großen Vorteil, dass die Auftragnehmer damit eine klare Übersicht erhalten, welche Voraussetzungen es für ihr gewähltes Verfahren gibt.

Der Abgleich zwischen dem XML-Schema und den Verfahrensdaten erfolgt bei jeder Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens im Hintergrund und ohne Einbezug der Benutzer. Anhand der Validierungsregeln wird so beispielsweise bestimmt, ob ein Datumsformat in einer Datumseingabe steht und wie dieses genau dargestellt werden soll.

Immer aktuell bleiben

Die Signifikanz der Einhaltung dieses Schemas liegt darin, dass bei Nicht-Beachtung dieser Regeln, Veröffentlichungen gegebenenfalls EU-weit nicht publiziert werden können, da die Konformität mit dem XML-Schema eine verpflichtende Vorgabe darstellt.

Die XML-Schemas werden von der EU regelmäßig ergänzt, geändert und weiterentwickelt, um den sich ständig ändernden Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden. Jede eTendering-Plattform, wie auch auftrag.at, hat daher die Aufgabe diese Änderungen kontinuierlich zu beobachten und diese fristgerecht umzusetzen. Damit wird ein reibungsloser Übergang auf eine neue Schema-Version ohne Auswirkung auf laufende oder auf neue Ausschreibungen und deren Veröffentlichungen gewährleistet.

Die letzte große Änderung dieses XML-Schemas wurde auf der EU-Vergabeplattform TED Ende Februar veröffentlicht und vom auftrag.at-Team rechtzeitig und erfolgreich umgesetzt. In der aktuellen Version des XML-Schemas wurden sowohl die Validierungsregeln als auch die NUTS Codes auf den neusten Stand gebracht.

Transparenter Beschaffungsprozess online

Das übergreifende Ziel, welches hinter diesem XML-Schema steht, ist die Vision eines transparenten Beschaffungsprozesses, der vollständig und von allen beteiligten Parteien online abgewickelt werden kann. Somit bildet dieses standardisierte Schema einen klaren Ablauf von Vergabefahren und deren Inhalte ab, welche EU-weit identisch sind. Auf der einen Seite spielen Auftraggeber mit offenen Karten, da sie aufgrund dieser Vorlage genau wissen, welche Informationen verpflichtend sind.

Auf der anderen Seite haben die Auftragnehmer ein klares Verständnis davon, was von ihnen als Grundvoraussetzung für die Erfüllung des Auftrages verlangt wird und müssen so nicht im Dunkeln tappen. Die derzeit aktuellen XML-Schemas können online über die EU abgerufen werden.