Die eSignatur bei öffentlichen Aufträgen
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Das Video zum Nachlesen:
Vergabeverfahren werden vorwiegend elektronisch abgewickelt. Damit das klappt benötigt man eine e-Signatur.
Die e-Signatur
Die elektronische Signatur oder kurz e-Signatur ist die rechtsgültige elektronische Unterschrift im Internet. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift.
Die Signatur kann entweder mit dem Handy oder mit einer Bürgerkarte samt Kartenlesegerät gesetzt werden. Eine Bürgerkarte ist z.B. der Personalausweis oder die e-card. Die Aktivierung ist kostenlos und kinderleicht auf www.bürgerkarte.at möglich. Einfach dem Link in der Beschreibung folgen und schon können Sie online unterschreiben.
Ihre Rolle im Vergabeverfahren
Sehen wir uns nun die Rolle der e-Signatur im Vergabeverfahren genauer an!
Die e-Signatur benötigen Sie als Bieter, damit Sie einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot rechtsgültig auf den Vergabeportalen abgeben können. Bitte denken Sie daran, dass die elektronische Signatur von der oder den vertretungsbefugten Personen des Bieters stammen muss. Also z.B. vom Geschäftsführer, vom Prokuristen oder auch von beiden. Bei den meisten Vergabeplattformen ist es technisch möglich, dass mehrere Personen ein Angebot signieren können.
Mein Tipp an Sie: Lesen Sie die Ausschreibungsunterlagen genau durch. Vielleicht hat der Auftraggeber Erleichterungen festgelegt. Z.B. dass eine e-Signatur nicht erforderlich ist, sondern nur eine eingescannte handschriftliche Unterschrift am Angebot ausreicht.
Die Vollmacht
Das kennen Sie vielleicht: Es ist eine e-Signatur erforderlich und der Vertretungsbefugte ist zum Zeitpunkt der Abgabe gerade nicht da oder hat keine Zeit, das Angebot elektronisch zu signieren.
Was können Sie nun tun? In diesem Fall können Sie eine Vollmacht verwenden. Eine korrekte Vollmacht wird von der Firma an denjenigen, der elektronisch signiert, ausgestellt. Der Geschäftsführer oder Prokurist muss die Vollmacht unterschreiben. Aber bitte bedenken Sie: Wenn mehrere Personen nur gemeinsam vertretungsbefugt sind, müssen auch alle gemeinsam die Vollmacht unterschreiben. Noch ein Tipp: Formal hilfreich ist, wenn Sie in die Vollmacht schreiben, dass diese im Außenverhältnis unwiderruflich ist.
Bieter außerhalb der EU
Zu guter Letzt: Bieter aus anderen EU-Ländern haben oft nur sogenannte einfache oder „fortgeschrittene“ elektronische Signaturen. Diese werden in Österreich nicht akzeptiert. Deshalb rate ich Auftraggebern: Um unerwünschte Probleme bei der Abgabe zu vermeiden, treffen Sie eine klare Festlegung, dass die ausländische Signatur der österreichischen qualifizierten e-Signatur entsprechen muss.
Sie sehen die Verwendung der e-Signatur ist wie die Aktivierung schnell und super easy.