eForms – Der rechtliche Rahmen
Ab 25. Oktober 2023 müssen Veröffentlichungen am Tenders Electronic Daily (TED) ausschließlich mittels eForms erfolgen. Sie konnten bereits seit November 2022 freiwillig und parallel zu den alten Standardformularen eingesetzt werden. Ab Herbst werden eForms verpflichtend.
Was sind eForms?
eForms sind neue elektronische Formate der EU für Daten, die für Veröffentlichungen am TED verwendet werden. Bislang setzte man auf Standardformulare, die von der Struktur her auf Formularen aus Papier basieren. Bei eForms werden Daten nun in entsprechende Datenfelder eingegeben und von einem Softwaresystem überschaubar aufbereitet.
Bieter soll damit erleichtert werden, einschlägige Bekanntmachungen zu finden. Für die Öffentlichkeit soll das zu einer erhöhten Transparenz bei Vergaben führen.
Was sind die Rechtsgrundlagen?
Die Nutzung von eForms am TED wird durch die Durchführungsverordnung 2019/1780 der Europäischen Kommission vorgeschrieben. Die Verordnung ist auf alle Vergaben im Oberschwellenbereich anwendbar. Ihre Vorgängerregelung, Durchführungsverordnung 2015/1986, hat die herkömmlichen Standardformulare vorgegeben. Sie wird mit 25. Oktober 2023 aufgehoben.
Die neue Verordnung sieht sechs eForms vor. Sie heißen:
- „Planung“
- „Wettbewerb“
- „Voranmeldung – freihändige Vergabe“
- „Ergebnis“
- „Auftragsänderung“
- „Änderung“
Die Datenfelder, die jedes dieser Formulare beinhalten muss, werden im Anhang der Verordnung genau definiert. Dabei wird zwischen verpflichtenden und freiwilligen Feldern unterschieden.
Und was passiert im Unterschwellenbereich?
Die verpflichtenden eForms werden derzeit nur für den Oberschwellenbereich, also für EU-weite Verlautbarungen am TED, vorgeschrieben. Veröffentlichungen im Unterschwellenbereich unterliegen weiterhin der Gesetzgebung des jeweiligen EU-Mitgliedstaates.
In Österreich ist geplant, dass eForms ebenfalls für alle nationalen Veröffentlichungen im Unterschwellenbereich eingesetzt werden. Ein genauer Zeitpunkt, ab wann das der Fall sein wird, ist noch nicht bekannt. Wir gehen davon aus, dass es 2024 soweit sein wird.