Direktvergabe ohne Bekanntmachung – rasch vergeben mit automatischer Dokumentation

Bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung handelt es sich um eine Verfahrensart, die für Auftraggeber auf den ersten Blick in ihrer Ausgestaltung kaum rechtliche Hürden mit sich bringt. Nach der Formulierung im Bundesvergabegesetzes 2018 wird bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung eine Leistung, gegebenenfalls nach Einholung von Angeboten oder unverbindlichen Preisauskünften von einem oder mehreren Unternehmern, formfrei von einem ausgewählten geeigneten Unternehmer gegen Entgelt bezogen.

Doch wird bei dieser formfreien Verfahrensart oft übersehen, dass die allgemeinen Grundsätze, die für jede Verfahrensart gelten, auch bei der Direktvergabe ohne Bekanntmachung zu berücksichtigen sind. Auftraggeber haben auch bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung alle Bieter gleich zu behandeln und sollten das Verfahren transparent gestalten, um einen fairen Wettbewerb sicherzustellen. Darüber hinaus ist eine lückenlose Dokumentation einzuhalten. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, sind alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge so ausreichend zu dokumentieren, dass sie nachvollzogen werden können.

Obwohl bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung keine Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation besteht, bietet die Nutzung einer eVergabe-Lösung – wie zum Beispiel die neue auftrag.at Direktvergabe – für Auftraggeber einige Vorteile. Durch die Gestaltung der Plattform und die technische Umsetzung können gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden, ohne dass für AuftraggeberInnen ein Dokumentationsaufwand entsteht. Sämtliche Tätigkeiten werden systemseitig automatisch mitprotokolliert und übersichtlich dargestellt. Durch die Möglichkeit aus vorgegebenen Verfahrensdetails auszuwählen, kann eine Direktvergabe ohne Bekanntmachung rasch und unkompliziert erstellt werden. Die Beantwortung von einzelnen Bieterfragen kann über die Plattform zeitgleich im Sinne der Gleichbehandlung an alle Bieter erfolgen.