Die Zuschlagsentscheidung
Bevor Auftraggeber verbindlich einen Zuschlag erteilen, müssen sie ihre Entscheidung den verbliebenen Bietern bekannt geben. Diese Zuschlagsentscheidung stellt eine gesondert anfechtbare Entscheidung dar und bekundet lediglich die Absicht der Auftraggeber, den Auftrag gewissen Bietern zu erteilen. Mit ihrer Mitteilung beginnen für die Auftraggeber die Stillhaltefrist und für die verbliebenen Bieter die Nachprüfungsfrist zu laufen. Die vertragliche Bindung mit den ausgewählten Bietern entsteht erst nach Ablauf der Stillhaltefrist, sobald der Zuschlag erteilt wird.
Die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung muss beinhalten:
- das jeweilige Ende der Stillhaltefrist
- die Gründe für die Ablehnung ihres Angebotes
- den Gesamtpreis (Angebotspreis ohne Umsatzsteuer) des erfolgreichen Angebotes
- die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes
Nur wenn die Bekanntgabe dieser Informationen öffentlichen Interessen oder den berechtigten Geschäftsinteressen von Unternehmern widersprechen bzw. dem freien und lauteren Wettbewerb schaden würden, dürfen diese zurückgehalten werden. Da der Rechtsschutz der übergangenen Bieter damit wesentlich eingeschränkt wird, muss diese Ausnahme sehr eng ausgelegt und mit den Interessen der Bieter abgewogen werden. Die Nichtbekanntgabe bestimmter Informationen muss das gelindeste Mittel zur Sicherstellung des freien Wettbewerbs bzw. der gegenstehenden Interessen sein.
So weit geht die Begründungspflicht der Auftraggeber
Die verbliebenen Bieter sollen anhand der Begründung abschätzen können, inwiefern eine korrekte Prüfung der Angebote durchgeführt wurde. Zu diesem Zweck müssen ihnen alle Gründe bekanntgegeben werden, die sie in die Lage versetzen, wirksam gegen die Entscheidung vorzugehen. Werden nicht alle für den Nachprüfungsantrag erforderlichen Gründe mitgeteilt, beginnt die Anfechtungsfrist erst zu laufen, wenn die Bieter sie alle kennen.
Eine unzureichende Begründung könnte beispielsweise die Mitteilung des bloßen Ergebnisses der Punktebewertung und des Hinweises auf die „entscheidenden“ Kriterien darstellen. Für den Nachprüfungsantrag sind nämlich gerade die Überlegungen, die zur jeweiligen Punktevergabe führten, relevant. Andererseits könnte die bloße Angabe der exakten Punktevergabe ausreichen, wenn die Überlegungen der Auftraggeber bereits durch die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Beurteilungsparameter nachvollziehbar sind.
Ausnahmen der Mitteilungspflicht
In bestimmten Fällen muss die Zuschlagsentscheidung nicht gesondert mitgeteilt werden:
- der Zuschlag soll dem/der einzigen bzw. dem/der einzigen im Vergabeverfahren verbliebenen BieterIn erteilt werden, oder
- ein Verhandlungsverfahren wurde ohne vorherige Bekanntmachung aufgrund von Dringlichkeit oder besonders günstigen Umständen durchgeführt, oder
- eine Leistung soll aufgrund einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden.
In diesen Fällen kann der Zuschlag sofort erteilt werden.