Die Zusammensetzung einer Bewertungskommission

Auftraggeber müssen in den Ausschreibungsunterlagen bekannt geben, nach welchen Kriterien sie die einlangenden Angebote prüfen und bewerten werden. Bei bestimmten Aspekten wird es aber unmöglich sein, diese mittels mathematischer Formeln zu messen und zu bewerten. Das ansprechende Aussehen oder die Kreativität einer Leistung sind beispielsweise solche subjektiven Aspekte.

Eine Bewertungskommission (Bewertungsjury) kann hier Abhilfe schaffen: Ihre Mitglieder verfügen über die erforderliche Expertise, um Angebote unabhängig und fachgerecht nach ihrem Ermessen zu prüfen und zu bewerten. Das Bewertungsergebnis ist nicht verbindlich, sondern stellt lediglich eine Empfehlung dar (außer in den Ausschreibungsunterlagen wurde Gegenteiliges festgelegt).

Auftraggeber können die Jury frei aus internen Dienstnehmern oder/und externen Personen zusammensetzen. Er kann auch rein beratende oder hörende Mitglieder ernennen. Sie muss aber jedenfalls vor Öffnung der Angebote besetzt werden, um die Gleichbehandlung der Bieter zu gewährleisten. Die Besetzung und Vorgehensweise der Jury muss im Vergabeakt dokumentiert werden (z.B. in Form einer Geschäftsordnung).

Fachliche Expertise und Unparteilichkeit

Die Mitglieder einer Bewertungskommission müssen jedenfalls die fachlichen Voraussetzungen zur Prüfung und Beurteilung eines Angebotes erfüllen und frei von Interessenkonflikten sein.

Die konkret erforderliche Fachkunde kommt jeweils auf den Gegenstand der Angebotsprüfung oder Angebotsbewertung an. Dabei muss nicht jedes einzelne Mitglied das gesamte erforderliche Fachwissen aufweisen, sondern es genügt, wenn die Mitglieder der Bewertungskommission in ihrer Gesamtheit die fachlichen Voraussetzungen erfüllen. Falls erforderlich, müssen auch unabhängige Sachverständige beigezogen werden (z.B. Fachpersonen aus anderen Dienststellen der Auftraggeber oder gerichtlich beeidete Sachverständige).

Die Kommissionsmitglieder dürfen außerdem keinem Interessenkonflikt unterliegen, da ansonsten die Gefahr bestünde, dass das Angebot unsachlich bewertet wird und die Bewertung somit rechtswidrig ist. Die Gefahr eines Interessenkonflikts besteht beispielsweise, wenn ein Kommissionsmitglied bis vor Kurzem bei einem Bieter angestellt war.

Ausscheiden eines Mitglieds

Stellt sich ein Interessenkonflikt im Laufe der Bewertung heraus und wurden die Kommissionsmitglieder in den Ausschreibungsunterlagen nicht namentlich genannt, so ist es möglich, das entsprechende Mitglied auszuscheiden. Für diese Eventualität können bereits im Vorhinein Ersatzmitglieder nominiert werden. Auftraggeber können dann nach ihrem Ermessen entscheiden, ob ein ausgeschiedenes Mitglied zu ersetzen ist oder nicht. Scheidet jedoch ein Mitglied der Jury nach bereits erfolgter Präsentation aus, muss, wenn das Mitglied ersetzt werden soll, die Präsentation wiederholt werden. War das Ersatzmitglied bei der Präsentation anwesend, ist es ausreichend, die Bewertung neu durchzuführen.