Die 5 Top-Online-Tools für die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren

Die öffentliche Hand, die größte Auftraggeberin in Österreich, ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Beschaffung benötigter Produkte und Dienstleistungen durch Vergabeverfahren durchzuführen. Für Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen interessiert sind, stellen öffentliche Ausschreibungen daher einen Vertriebskanal mit hohem Umsatzpotenzial dar.

Die Teilnahme an Vergabeverfahren ist jedoch jedes Mal ein aufwändiges und komplexes Projekt, das stets das Risiko in sich birgt, aufgrund verpasster Fristen oder formeller Fehler zu scheitern. In diesem Blogbeitrag stellen wir eine Liste von fünf Online-Tools abseits der auftrag.at-Suche vor, die Unternehmen dabei unterstützen können, die Herausforderungen eines Vergabeverfahrens erfolgreich zu meistern.

1. Atlassian Trello: Einfach bedienbares, aber mächtiges Projektmanagement-Tool

Ein Screenshot eines Trello-Boards, das für die Organisation eines Vergabeverfahrens verwendet wird, mit Spalten für Aufgaben zur Analyse, Angebotserstellung und Angebotsabgabe. — Beispiel eines Trello-Screenshots für ein Projekt einer Teilnahme einer Ausschreibung

Jede Teilnahme an einer Vergabe ist ein Projekt: umfangreich, komplex und zeitlich begrenzt. Unternehmen sollten daher die Ausschreibungsteilnahme auch als Projekt behandeln und managen. Atlassian Trello überzeugt durch seine einfache Bedienbarkeit und browserbasierte Nutzung, selbst in der kostenfreien Version.

2. ESPD-Dienst des Unternehmensservice Portals: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) online generieren

Seit 2018 erleichtert das Instrument der Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) Unternehmen den Nachweis der Erfüllung der Eignungskriterien einer Ausschreibung. Das österreichische Unternehmensservice Portal usp.gv.at bietet einen kostenfreien Online-Dienst, mit dem Unternehmen eine vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte EEE ausfüllen oder für ein Vergabeverfahren generieren lassen können. Es ist jedoch wichtig, vorab die Zulässigkeit laut Ausschreibungsunterlagen der Abgabe einer EEE bzw. entsprechende Formvorgaben dafür zu prüfen.

Screenshot der Webseite des Unternehmensserviceportals, der den Bereich zur Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) für Vergabeverfahren zeigt, inklusive Formularfelder für die Bekanntmachungsnummer und Angaben zu einem öffentlichen Auftraggeber aus Österreich. — Screenshot der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) im Unternehmensserviceportal, einschließlich Formulardetails

3. sproof: Qualifiziert und gemeinsam digital signieren

Die Abgabe eines Angebots oder Teilnahmeantrags ist der Höhepunkt der Teilnahme an einem Vergabeverfahren. sproof, eine österreichische Online-Signaturlösung, ermöglicht die gemeinsame Signatur eines Dokuments durch mehrere Personen und bietet nicht-österreichischen Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente gemäß den österreichischen Standards qualifiziert zu signieren. Dies ist durch die Unterstützung verschiedener europäische eID-Anbieter oder durch eine Identifizierung direkt per Videoanruf über sproof möglich.

Ein Screenshot der sproof-Plattform, der einen Entwurf eines signierten Dokuments zeigt, begleitet von einer Liste der IT-Dienstleistungen und dem Signaturbereich, in dem der Unterzeichnende, Datum und Prüfinformationen hervorgehoben sind, sowie Optionen für verschiedene Signaturmethoden wie ID-Austria (Handy Signatur). — Screenshot sproof-Plattform mit einer Beispiel-Angebotsunterzeichnung

4. auszug.at: Offizielle Nachweise für Ausschreibungen per Mausklick

(Offenlegung: auszug.at ist eine Schwesterplattform von auftrag.at, die ebenfalls von der Mediengruppe Wiener Zeitung betrieben wird.)

Unternehmen benötigen für die Teilnahme an Vergabeverfahren aktuelle offizielle Nachweise. auszug.at ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Organisation solcher Dokumente online, ohne dass eine Registrierung erforderlich ist. Das ist für offizielle Nachweise wie Firmenbuchauszug, Gewerberegisterauszug oder eine Bonitätsauskunft vom KSV 1860 möglich.

Screenshot der Checkout-Seite von auszug.at mit einem Warenkorb, der Dokumente wie einen aktuellen Firmenbuchauszug und eine Bonitätsauskunft für die Wiener Zeitung Digitale Publikationen GmbH listet, inklusive Preise und Mehrwertsteuer. — Screenshot von auszug.at zeigt einen Warenkorb mit Firmenbuchauszug und Bonitätsauskunft.

5. wirtschaft.at: Partner:innen für die Teilnahme überprüfen

(Offenlegung: wirtschaft.at ist eine Schwesterplattform von auftrag.at, die ebenfalls von der Mediengruppe Wiener Zeitung betrieben wird.)

Eine gründliche Überprüfung potenzieller Partner ist essenziell für die erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen. wirtschaft.at ermöglicht eine schnelle und einfache Recherche zu österreichischen Unternehmen, einschließlich allgemeiner Informationen zu Unternehmen und deren Netzwerke, Gewerbeberechtigungen sowie bonitätsrelevanten Daten.

Ein Screenshot von wirtschaft.at zeigt das Firmenprofil der Wiener Zeitung Digitale Publikationen GmbH, inklusive Status, Eintragungsdatum, Rechtsform, Stammkapital und weitere Unternehmensdetails. — Screenshot wirtschaft.at allgemeines Unternehmensprofil

Fazit

Die von uns vorgestellten Online-Tools können die Organisation und Effizienz bei der Teilnahme an Vergabeverfahren deutlich verbessern. Sie erleichtern die zeitgerechte und erfolgsversprechende Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten.

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