Wie erfolgt der Ablauf einer eVergabe?

Aus der Sicht eines Unternehmers gestaltet sich der Ablauf einer eVergabe wie folgt:

1. Ausschreibung finden
   Unternehmer können auf den eVergabe-Portalen wie z.B. auf auftrag.at entweder bequem einen Suchagenten aktivieren oder selbst auf den eVergabe-Portalen oder der Seite des Unternehmensserviceportals nach Aufträgen suchen.

2. Ausschreibungsunterlagen kostenlos und unverbindlich downloaden
   Der Bezug von Ausschreibungsunterlagen ist kostenlos und verpflichtet nicht zur Abgabe eines Angebotes.

Hinweis: Es ist ratsam sich bereits für den Bezug der Ausschreibungsunterlagen auf der eVergabe-Plattform zu registrieren. So kann man sofort Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen stellen und wird über alle relevanten Fragen anderer Bieter sowie deren Beantwortung rasch informiert.

3. Fragen an den Auftraggeber richten
   Unternehmer stellen inhaltliche Fragen zur Ausschreibung an den Auftraggeber auf elektronischem Weg direkt über die eVergabe-Plattform. Je nach Informationsgehalt der Frage kann die Beantwortung an alle Verfahrensteilnehmer (in den meisten Fällen) oder nur an den Fragesteller über die eVergabe-Plattform versendet werden.

Hinweis: Die Beantwortung der Fragen erfolgt anonymisiert, damit der Auftraggeber nicht erfährt, wer Absender der Frage war. Dies schafft Fairness und Gleichbehandlung im Vergabeverfahren.

4. Erstellung des Angebotes
   Je nach eVergabe-Portal sind für die Erstellung der Angebote Online-Formblätter direkt über das eVergabe-Portal auszufüllen. Bei anderen eVergabe-Portalen sind die Formblätter zunächst herunterzuladen, auszufüllen und dann wieder hochzuladen. IdR sind die Angebotspreise bei allen eVergabe-Portalen auch direkt am eVergabe-Portal einzutragen.

5. Angebot elektronisch signieren
   Je nach eVergabe-Portal können Angebote außerhalb der Plattform signiert und danach hochgeladen werden oder direkt im Portal signiert werden. Ein Angebot kann nur mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur wirksam abgegeben werden.

Hinweis: Machen Sie sich frühzeitig mit den systemseitigen Vorgaben der eVergabe-Portale vertraut, damit Sie fristgerecht das Angebot abgeben können.

6. Angebot abgeben
   Mit der Abgabe des Angebotes gelangt dieses verschlüsselt in einen elektronischen „Tresor“. Dieser hat bis zum Ablauf der Angebotsfrist ein Zeitschloss, sodass der Auftraggeber erst nach dem Verstreichen der Angebotsfrist die Angebote öffnen kann. Während der Angebotsfrist kann der Unternehmer das abgegebene Angebot zurückziehen bzw. erneut ein Angebot abgeben. Der Auftraggeber erfährt bis zur Angebotsöffnung nicht, welche Unternehmen Angebote abgegeben haben.

Hinweis: Sollten Sie Rückfragen zur Angebotsabgabe (z.B. zur elektronischen Signatur) haben, wenden Sie sich am besten direkt an die Service-Hotline des eVergabe-Portals.

Bei zweistufigen Verfahren (z.B. beim nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren) geben Unternehmer zuerst einen Teilnahmeantrag ab. Dieser wird wie ein Angebot erstellt, signiert und abgegeben. Wird der Unternehmer anschließend vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe eingeladen, beginnt die zweite Stufe des Verfahrens und der Unternehmer kann ein Angebot abgeben.

Was passiert nachdem ein Unternehmer sein Angebot abgegeben hat?

7. Angebotsöffnung
   Nach Ende der Angebotsfrist kann der Auftraggeber die Angebotsöffnung durchführen. Je nach eVergabe-Portal werden die eingereichten Angebote heruntergeladen oder direkt im Portal abgebildet.

8. Angebotsprüfung
   Alle Angebote werden einer Formalprüfung unterzogen. Außerdem wird der Nachweis der in den Ausschreibungsunterlagen definierten Eignungsanforderungen geprüft und die Angebote anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewertet. Bei zweistufigen Verfahren wird zunächst der Unternehmer anhand des Teilnahmeantrags nach den festgelegten Eignungskriterien geprüft. Wird der Unternehmer zur zweiten Stufe des Vergabeverfahrens zugelassen, wird sein in der zweiten Stufe abgegebenes Angebot anhand der Zuschlagskriterien bewertet.

9. Zuschlagsentscheidung oder Widerrufsentscheidung
   Der Auftraggeber teilt allen Unternehmern, die ein Angebot abgegeben haben, mit, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll. In dieser Mitteilung gibt der Auftraggeber die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots bekannt. Die Mitteilung wird elektronisch über die eVergabe-Plattform versendet. Die Zuschlagsentscheidung stellt eine vorläufige Wissenserklärung dar, die von unterlegenen Bietern angefochten werden kann.
   Mit der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung beginnt die 10-tägige Stillhaltefrist zu laufen. Während dieser Zeit darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen.

Liegen fakultative oder zwingende Gründe vor, kann bzw. muss der Auftraggeber das Vergabeverfahren widerrufen. Diesfalls teilt der Auftraggeber den verbliebenen Bietern die Entscheidung mit, dass er beabsichtigt, das Vergabeverfahren zu widerrufen. Auch hier beginnt eine 10-tägige Stillhaltefrist und die Entscheidung kann angefochten werden.

10. Zuschlagserteilung oder Widerruf
    Nach Ablauf der Stillhaltefrist bekommt der erfolgreiche Bieter über das eVergabe-Portal die Mitteilung, dass der Auftraggeber sein Angebot angenommen hat und den Vertrag mit dem Bieter abschließt oder dass das Vergabeverfahren widerrufen ist. Mit der Zuschlagserteilung oder dem Widerruf endet das Vergabeverfahren.

11. Start der Auftragserfüllung
    Nach Zuschlagserteilung beginnt die Auftragserfüllung entsprechend den Vorgaben des zwischen dem Auftraggeber und dem Bieter abgeschlossenen Leistungsvertrags.

Hinweis: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber kann in zukünftigen Ausschreibungen als Referenzprojekt angegeben werden.