Was ist bei der Entgegennahme und Öffnung der Angebote zu beachten?

Auf eine erfolgreiche Ausschreibung folgen in der Regel rasch die ersten Angebote. Bei der Entgegennahme der Angebote müssen sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Sektorenauftraggeber folgende Punkte beachten:

• Es muss dokumentiert werden, wann das Angebot eines Bieters eingelangt ist.
• Es dürfen keine Auskünfte über die einlangenden Angebote abgegeben werden, insbesondere nicht über die Bieter und über die Anzahl der abgegebenen Angebote.
• Bis zur Öffnung der Angebote sind diese derart zu verwahren, dass sie für Unbefugte unzugänglich sind.
• Der Auftraggeber darf erst nach Ablauf der Angebotsfrist Kenntnis über den Inhalt der Angebote erlangen.

Auf den Ablauf der Angebotsfrist und die Entgegennahme der Angebote folgt die Öffnung der Angebote. Dabei hat der Auftraggeber vor dem Öffnen der Angebote jedenfalls zu prüfen:

1. ob das Angebot fristgerecht eingelangt ist, und
2. ob kein unbefugter Zugriff erfolgt ist bzw. bei einem Papierangebot, ob es ungeöffnet ist.

Wie formalisiert die Angebotsöffnung ist, hängt in erster Linie davon ab, ob das Vergabeverfahren elektronisch abgewickelt wird: Bei Verwendung mancher elektronischer Vergabesysteme, wie etwa auftrag.at, wird eine verspätete Angebotsabgabe gar nicht zugelassen. Diesfalls können alle eingelangten Angebote nur fristgerecht sein und eine separate Prüfung erübrigt sich. Durch die Zuteilung von Zugriffsrechten für die Vergabeplattform kann der Auftraggeber zudem sicherstellen, dass keine Unbefugten Zugriff auf das Vergabeverfahren erhalten.

Werden Angebote hingegen – sofern ausnahmsweise zulässig – in Papierform abgegeben, ist zu differenzieren: Beim Sektorenauftraggeber ist keine formalisierte Öffnung der Angebote erforderlich, während beim (klassischen) öffentlichen Auftraggeber das Öffnen von Papierangeboten in offenen und nicht offenen Verfahren durch eine Kommission zu erfolgen hat, die aus mindestens zwei sachkundigen Vertretern des öffentlichen Auftraggebers besteht. Bei Verhandlungsverfahren ist das Ergebnis der Öffnung überhaupt geheim zu halten, damit einem ungestörten Wettbewerb nichts im Wege steht (diese Bestimmung gilt gleichermaßen für Sektorenauftraggeber). Langt ein (Papier-)Angebot erst nach Ablauf der Angebotsfrist ein, ist es als verspätet zu kennzeichnen und darf nicht geöffnet werden – außer das Öffnen des Angebotes ist zur Feststellung der Identität des Bieters notwendig, um diesen entsprechend zu verständigen.

Die geöffneten Angebote sind in einem ersten Schritt auf ihre Vollständigkeit und die Erfüllung der Formalerfordernisse gemäß den Anforderungen in der Ausschreibung zu prüfen. Bei Papierangeboten ist zudem darauf zu achten, dass alle bei der Angebotsöffnung vorliegenden Teile von der Kommission so eindeutig gekennzeichnet werden, dass ein nachträgliches Auswechseln feststellbar wäre.

Bei offenen und nicht offenen Verfahren kann der öffentliche Auftraggeber die Bieter zur Angebotsöffnung einladen, also sie an der Öffnung teilnehmen lassen. Eine Verpflichtung hierfür besteht aber nicht.

Hinweis: Entscheidet sich der Auftraggeber für eine öffentliche Angebotsöffnung, müssen alle Bieter die Möglichkeit haben, an dieser teilzunehmen. Das kann beispielweise durch die Einladung zu einer öffentlichen Sitzung oder über eine sonstige Teilnahmemöglichkeit, wie etwa elektronisch via Skype, erfolgen.

Über die Öffnung der Angebote muss der öffentliche Auftraggeber ein Protokoll führen. Darin sind folgende Angaben zu den einzelnen Angeboten festzuhalten:

• Der Name und Geschäftssitz des Bieters,
• der Gesamt- oder Angebotspreis mit der Angabe etwaiger Nachlässe sowie Aufschläge und, falls zutreffend, die Teilgesamt- oder Teilangebotspreise sowie die Variantenangebotspreise,
• wesentliche Erklärungen des Bieters,
• sonstige in Zahlen ausgedrückte Angaben des Bieters, die im Hinblick auf andere Zuschlagskriterien als dem Preis relevant sind und deren Bekanntgabe in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurde,
• Vermerke über offensichtliche Angebotsmängel, und schließlich
• die Geschäftszahl des Verfahrens sowie die Namen der Kommissionsmitglieder, falls eine kommissionelle Öffnung stattgefunden hat.

Hinweis: Auch hier zeigt die eVergabe ihre Stärke: Elektronischer Vergabesysteme wie etwa lieferanzeiger.at erstellen das Angebotsöffnungsprotokoll automatisch und kann dieses per Knopfdruck allen Bietern zur Verfügung gestellt werden.

Das Protokoll ist jedem Bieter zur Verfügung zu stellen (z.B. durch Übermittlung über die Vergabeplattform). Alle Angebote sind nach Öffnung und Protokollierung so zu verwahren, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.

Hinweis: Für die Vergabe von Aufträgen im Wege einer Direktvergabe gelten lockerere Bestimmungen für die Angebotsentgegennahme und -öffnung. Der Auftraggeber sollte aber auch bei Direktvergaben – insbesondere bei Vorliegen eines grenzüberschreitenden Interesses – die vergaberechtlichen Grundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz und des Diskriminierungsverbots beachten.